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All’interno di questo argomento sarà opportuno distinguere un’area contabile propriamente detta e un’area finanziaria.
La prima avrà prerogative di tipo prevalentemente contabile-gestionale e quindi l’AA impegnato in questo settore si occuperà di tutte le attività riguardanti la liquidazione delle competenze mensili e della 13a mensilità del personale non di ruolo retribuito con le risorse della scuola; della liquidazione dei compensi accessori, delle varie indennità, delle funzioni stru
mentali al POF; degli adempimenti fiscali, erariali e previdenziali; della predisposizione dei contratti d’opera; del pagamento delle fatture.
Si tratta quindi di incarichi di tipo operativo, che richiedono contatto costante con l’area della gestione del personale.
La seconda area, quella finanziaria, sviluppa la propria attività in continua collaborazione con il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi (DSGA), in quanto espleta mansioni strettamente connesse con la predisposizione e la gestione del programma annuale e del conto consuntivo.
Particolare importanza in questo settore assume la predisposizione dei mandati di pagamento e delle reversali di incasso, documenti che consentono la corretta attività negoziale dell’istituzione scolastica, nonché la conservazione di tutti gli allegati relativi alle spese compiute dalla scuola anche nell’ambito della realizzazione di progetti legati al POF, comprese le
relative delibere di approvazione.
Il D.I. 44/2001 – Regolamento di contabilità –, che, ancorché abbastanza recente, ha già evidenziato nella sua applicazione parecchi elementi critici, prevede che gli acquisti inferiori ai 2.000 € possano essere effettuati dal Dirigente senza richiedere i tradizionali tre preventivi. Per gli acquisti di importo superiore si procede all’esame di almeno tre preventivi mediante la predisposizione di un apposito prospetto comparativo.
A corredo di tutte le attività finanziarie esiste una serie di documenti contabili obbligatori che devono essere custoditi agli atti della scuola: il programma annuale, il giornale di cassa, i partitari delle entrate e delle spese, il registro del conto corrente postale, gli inventari, il registro delle minute spese, il registro dei contratti stipulati a norma dell’art. 31, c.3 del Regolamento di contabilità.
Analogamente a quanto avviene per gli altri settori, anche tutta questa parte di attività trova supporto nei programmi informatizzati a disposizione delle segreterie, siano essi di elaborazione ministeriale o forniti da aziende private. Questo ovviamente facilita la gestione del bilancio, anche se l’attuale struttura del programma annuale, che nell’intento del nuovo Regolamento di contabilità si intenderebbe snellita rispetto al passato, prevede il controllo di tutte le attività progettuali attraverso la predisposizione di una serie di schede in costante aggiornamento. Inoltre, sono previsti periodici monitoraggi che consentono all’amministrazione centrale di verificare le condizioni economiche della singola scuola, anche
in considerazione del fatto che attualmente, dopo l’introduzione del cosiddetto “capitolone”, i finanziamenti arrivano direttamente dal Ministero, salvo alcune voci specifiche ancora di competenza degli Uffici Scolastici Regionali.
Vale la pena di sottolineare che nella maggior parte dei casi i controlli sono di natura burocratica, mentre è viva l’esigenza di riscontri tesi a verificare la validità della gestione anche in termini di efficacia ed efficienza.